Lahir Cipta Arsip, Meninggal Tinggalkan Arsip
KOTA MUNGKID_ Saat manusia dilahirkan, sudah ciptakan arsip berupa akte kelahiran. Demikian pula saat manusia meninggal, ia akan meninggalkan arsip yakni akte kematian. Jadi manusia saat hidup akan selalu membuat dan menciptakan arsip.
“Itulah kehidupan. Dimanapun kita berada, akan selalu membuat arsip. Demikian pula kita saat ini. Saat kita bekerja di KPU, maka kita juga akan selalu membuat arsip itu,” kata Tatit Dwiwiarti S, Kasubbag Persuratan dan Arsip Sekretariat Jenderal KPU RI, saat menjadi nara sumber kajian kepemiluan daring “Ngopi Asli” -Ngobrol Pinter Arsip dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah yang diikuti 35 satuan kerja KPU kabupaten/kota se-Jawa Tengah termasuk KPU Kabupaten Magelang, Selasa (31/3/2026), melalui zoom meeting.
Dikatakan Tatit, pengelolaan arsip di lingkungan KPU, dasar hukumnya diantaranya UU No 43 Tahun 2009, UU No 7 Tahun 2017, PP No 28 Tahun 2012 dan PKPU No 17 Tahun 2023, serta Keputusan Sekjen KPU No 1717 Tahun 2023. Arsip terdiri dari dua jenis, yakni arsip aktif dan inaktif.
“Untuk arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi. Terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Sedang arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun,” jelasnya.
Penyusutan arsip ada dua hal yang harus diperhatikan, yakni pemusnahan dan penyerahan arsip. "Saat pemindahan arsip dari aktif ke inaktif, harus ada berita acaranya. Ini penting agar keberadaan arsip tercatat jelas sehingga saat dibutuhkan kembali, bisa dilacak keberadaannya," lanjutnya.
Sedang syarat pemusnahan arsip, harus memperhatikan beberapa hal, meliputi, pembentukan SK PPA (panitia penyerahan arsip), penyeleksian arsip sesuai PKPU No 17 Tahun 2023, pembuatan daftar arsip usul musnah, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, setelah mendapat persetujuan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan berita acara pemusnahan arsip.
Sebelumnya, Ketua KPU Provinsi Jawa Tengah, Handi Tri Ujiono saat membuka secara resmi "Ngopi Asli" mengatakan, jika arsip adalah nyawa sebuah lembaga. Karena itu harus dijaga dengan baik. “Karena nyawa sebuah lembaga, maka saya berharap, hari ini kita bisa belajar bersama dan berdiskusi dengan baik serta memanfaatkan momen ini untuk menambah wawasan kita tentang arsip,” harapnya.
Senada Basmar Perianto Amron, Anggota KPU Provinsi Jawa Tengah sekaligus Ketua Divisi Logistik dan Perencanaan mengatakan, arsip adalah dokumentasi dan cerita-cerita serta kenangan-kenangan sebuah lembaga. “Kalau semua terdokumentasi dengan baik, maka kita dengan mudah memilah dan memilih mana dokumentasi yang harus disimpan, dan mana yang dimusnahkan. Jadi mengelola dan memelihara arsip itu sangat penting,” lontarnya. (***/RED)
